Minden kettős könyvvitelt vezető vállalkozó köteles a Számviteli törvény szerint készített beszámolóját (ideértve a kötelező könyvvizsgálat esetén készülő könyvvizsgálói záradékot és a beszámoló elfogadásával egyidejűleg meghozott, az adózott eredmény felhasználásáról szóló határozatot is) éves, egyszerűsített éves beszámoló esetén az adott üzleti év mérleg-fordulónapjától számított 150 napon belül, míg éves konszolidált beszámoló esetén az üzleti év mérleg-fordulónapjától számított 180 napon belül letétbe helyezni és közzétenni.

A vállalkozások május 1-jét követően beszámolóikat már csak a kormányzati portálon (ügyfélkapun) keresztül, elektronikus úton nyújthatják be a Céginformációs Szolgálat (CSz) részére. A CSz a beszámoló megérkezését haladéktalanul visszaigazolja a vállalkozásnak, és továbbítja a kapcsolódó űrlapot az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatalnak (APEH). Az adóhatóság így azonnal értesül arról, ha valamely vállalkozás nem tesz eleget a letétbe helyezési, közzétételi kötelezettségének.

A beszámoló letétbe helyezésének elmulasztása esetén az előírt határidőt követő 30 napon belül - 15 napos határidő tűzésével - az APEH felszólítja a vállalkozást, hogy tegyen eleget a törvényi előírásoknak. A múlt évben csak azon eltérő üzleti éves cégeket szólította fel az APEH a kötelezettség teljesítésére, amelyek esetében a mérleg-fordulónap 2009. április 30-át követő napra esett. Mivel a többségében naptári évvel megegyező üzleti év szerint működő cégek mérlegének fordulónapja december 31., ezek a vállalkozások először 2010-ben találkozhatnak majd ilyen felszólítással, és a meglehetősen szigorú szankciók lehetőségével.

Ha a mulasztó vállalkozás a felszólításban megjelölt határidőn belül nem tesz eleget közzétételi kötelezettségének, az APEH mérlegelés nélkül, 60 napos határozott időtartamra megfellebbezhetetlenül felfüggeszti a vállalkozás adószámát (közösségi adószámát), és határozatáról hirdetményt tesz közzé honlapján. Döntéséről - gazdasági társaságok esetén - az adóhivatal haladéktalanul értesíti az illetékes cégbíróságot, amely bejegyzi a cégjegyzékadatok közé az adószám felfüggesztésének tényét, illetve a kapcsolódó határozat jogerőre emelkedésének időpontját is. A felfüggesztés ideje alatt a cég számos adójogosultságtól elesik (például adó-visszaigénylési, adó-visszatérítési, költségvetési támogatás-igénylési jog), míg adókötelezettségeit ez idő alatt is ugyanúgy köteles teljesíteni. Amint a vállalkozás orvosolja mulasztását, az APEH megszünteti az eljárást.