Mind az uniós támogatási pályázatok kiírói, mind a pályázók abban érdekeltek, hogy az összes lehetséges forrás felhasználása a lehető leghatékonyabb legyen. A Deloitte szakértői felhívták a figyelmet arra, hogy a sikerhez nemcsak egy jó pályázatra, hanem részletes és körültekintő tervezésre is szükség van, hiszen az amúgy megfelelően előkészített pályázat is elbukhat néhány hiba miatt. Továbbá a problémák akár évekkel a támogatási pénzek felhasználása után is jelentkezhetnek.

Reiniger Róbert, a Deloitte Környezetvédelmi tanácsadás üzletágának igazgatója az állami és önkormányzati szektor pályázatai kapcsán elmondta, a területen az elmúlt években jelentős fejlődés érzékelhető, aminek egyik oka, hogy több tapasztalt pályázatíró cég is működik a piacon. A pályázatírók az önkormányzatok munkáját hivatottak segíteni az előkészítésben, amely segítség általában hasznos. Ennek ellenére nem ritka, hogy a későbbi ellenőrzés során, de még a beadás előtt valamilyen „drága” hibára bukkannak a dokumentációban, ami akár az egész pályázat sikerét is veszélyeztetheti.

Az önkormányzati szektor pályázóinak leggyakoribb buktatói:

1. Hiányos papírmunka
2. Irreális vállalások
3. Hiányos tájékoztatás
4. A Közbeszerzési Törvény buktatói
5. Nem megfelelő minőség

Dr. Márkus Csaba, a Deloitte EU-tanácsadási üzletágának igazgatója elmondta, az önkormányzati és állami szektorhoz hasonlóan a vállalkozások pályázataira is jellemző, hogy mind a pályázók, mind pedig az intézményrendszer folyamatosan fejlődik, vagyis az új tapasztalatok általában beépülnek a következő kiírások feltételrendszerébe. A vállalatok számára kiírt pályázatokban is vannak ugyanakkor – részben a kellő körültekintés hiányán, részben a vállalatok teljesítőképességének, illetve a piac működésével kapcsolatos tervezésen alapuló - hibák, amelyek kezelhetőségét a pályázónak alaposan mérlegelnie kell.

A vállalati pályázatok leggyakoribb buktatói:

1. Az üzleti és támogatási projekt közötti összhang hiánya
2. A projektkezdés problémája
3. A pályázati konstrukció helyes kiválasztása
4. Nehezen teljesíthető pályázati feltételek
5. A támogatás lehívása

A Deloitte szakértői részletesen bemutatatták az állami és önkormányzati szektor, illetve a vállalatok pályázatainak legjellemzőbb csapdahelyzeteit:

Reiniger Róbert, a Környezetvédelmi tanácsadás üzletágának igazgatója elmondta, a pályázat összeállítása körül előforduló hiányosságok és tévedések minden odafigyelés ellenére máig a legjellemzőbb hibák közé tartoznak. Nem elég ugyanis a pályázat minden egyes részletére külön odafigyelni, ahogy a hivatalos iratoknál általában szokás. Ahhoz, hogy a pályázó biztos lehessen benne, az anyag nem tartalmaz téves hivatkozást, rossz adatot, vagy bármilyen egyéb mulasztást, a dokumentációt egységében, objektív szempontok szerint is meg kell vizsgálni.

Építési projekteknél például a megalapozott megvalósíthatósági tanulmány nélkülözhetetlen, mely a projektek gerincét adja. A támogatót jó megvalósíthatósági tanulmánnyal lehet meggyőzni arról, hogy megfelelően előkészített, tartalmában az adott pályázati konstrukcióhoz megfelelően illeszkedő, támogatásra érdemes a projekt, illetve a pályázó képes lebonyolítani és később fenn is tartani a beruházást.

A szakértő elmondta, a megoldás az ilyen hibák elkerülésére általában az, hogy
• A pályázati dokumentáció megfelelőségére önellenőrző listákat érdemes készíteni;
• Sokszor javasolt, sőt számos esetben "szinte kötelező" külső professzionális céget szerződtetni a projekt lebonyolítására (projektmenedzsmentre), azonban a kedvezményezett részéről ilyenkor is szükséges annak ismerete, hogy mit vár el a beszállítótól, mit kér számon, hogyan kíséri figyelemmel a saját projektjét;
• Érdemes pontosan figyelemmel kísérni az intézményrendszer honlapjait az elvárások naprakész követése, a folyamatosan fejlődő segédletek beszerzése érdekében.
A Deloitte szakértői figyelmeztetnek: óvatosan az ígéretekkel. Az állami és önkormányzati pályázók által elnyerhető támogatások odaítélésénél is döntő szempont a megvalósítandó projekt közösségi hozadéka, vagyis annak haszna a régió, vagy épp kistérség számára. A döntéshozók ezért minden esetben komoly, és megalapozott költség-haszon elemzést várnak el a pályázóktól, ami a projekt támogathatóságának alapfeltétele.

Súlyos hiba az irreális vállalás

Reiniger Róbert kiemelte, hogy az irreális vállalás mindenképpen súlyos hiba, hiszen az Unió nagyon szigorúan ellenőrzi a megadott peremfeltételeket, és jellemzően meg tudja ítélni azt, hogy mennyire életszerűek a költség-haszon elemzésben megfogalmazott körülmények. Emellett rámutatott, hogy a költség-haszon elemzésekben lefektetett vállalásokat (pl. közműdíjak emelése) utólagosan is ellenőrizheti az Unió, így a pályázó érdeke is, hogy reális, pontos pénzügyi elemzést készítsen.

Meglepő, de mégis gyakori hiba, hogy olyan projekteknél, amelyek a lakosság számára díjfizetési kötelezettséggel, vagy korábbi terheik növekedésével járnak, az érintetteket csak későn, vagy egyáltalán nem tájékoztatják arról, hogy milyen pluszkiadásokra számíthatnak. A Deloitte szakértője felhívta a figyelmet arra, hogy egy új szennyvíztisztító, vagy egy modern, megfelelően szigetelt hulladéklerakó, komplex hulladékkezelő, új, vagy rekonstruált vízmű esetében is elengedhetetlen, hogy a várható változásokról is minden érintettet idejében tájékoztasson a projektgazda. Reiniger Róbert hozzátette: a tájékoztatás az Unió által előírt kötelezettség, aminek nem elsősorban a támogatási rendszer reklámozása a célja, hanem annak objektív, sokrétű bemutatása, hogy a projektek milyen változásokat hoznak az érintettek számára.

Az Unió célja, hogy a közösségi támogatásokból jól működő és fenntartható projektek jöjjenek létre. A támogatással megvalósuló projektek végrehajtóit (tervezőt, építőt, üzemeltetőt, PR tanácsadót, felügyelő mérnököt, stb.) minden esetben közbeszerzési eljárásban kell kiválasztani. Fontos, hogy egyértelműek legyenek a közbeszerzési pályázat követelményei, és hogy a lehető legtöbb esetben az összességében legjobb ajánlatok tudjanak győzni, vagyis környezetbarát, alacsony energiafelhasználású, új technológiákat alkalmazó megoldások is szerepet kapjanak, amelyek kezdetben ugyan nagyobb befektetést igényelnek, de hosszú távon jóval költséghatékonyabbak.

A közbeszerzési folyamatot egyszerűsíteni kellene

Reiniger Róbert felhívta a figyelmet arra, hogy jelenleg napirenden van a Közbeszerzési törvény módosítása. Reményét fejezte ki, hogy sikerül több, a közbeszerzési folyamat átláthatóságát, egyszerűsítését, gyorsítását szolgáló javaslat elfogadtatása.

A szakértő hozzátette, a pályázatok lezárást követően az Unió ellenőrzi a pénzek szabályos elköltését, és ha szabálytalanságra bukkan, akkor a lezárást követően akár 8 évig is visszaveheti a támogatást. Reiniger Róbert kiemelte, az esetleges hiba igen költséges lehet az önkormányzatok, de az állam számára is, hiszen az infrastrukturális beruházások direkt költségvetési tételként szerepelnek. Ezek későbbi pótlására, előteremtésére aligha van mód, amivel a súlyos zavarok keletkezhetnek a gazdálkodásban.

A pályázati tanácsadónak nagyon fontos feladata súlyos és költséges hibáktól megóvni a pályázót azzal, hogy felhívja a figyelmét a dokumentációkban fellelt hibákra időben, még a döntéshozatal előtt. – mondta el a szakértő.

Reiniger Róbert a legjellemzőbb hibákat összegezve hozzátette, az intézményrendszerre jellemző a segítő szándék, de pusztán erre egyetlen pályázónak sem érdemes építenie. A szakértő szerint összességében elmondható, hogy a követelményrendszer egyre szofisztikáltabbá válik (Jó példák erre a nők, mozgáskorlátozottak, romák foglalkoztatását előíró kiírások); a rendszer fejlődik, ezzel párhuzamosan azonban nem feltétlenül egyszerűsödik.

A radikális változtatások csak időleges előnyt hoznak

Vállalati pályázatok esetében csapdahelyzet alakulhat ki akkor, amikor a pályázó fejlesztési elképzelése(i), és a pályázati feltételek alapján bemutatható projekt jelentősen eltérnek egymástól. Dr. Márkus Csaba, a Deloitte EU-tanácsadási üzletágának igazgatója elmondta, vannak pályázók, akik ilyen helyzetekben akár radikálisan is hajlandóak változtatni a terveiken, ami átmenetileg természetesen megnöveli az esélyeiket a támogatás elnyerésére. A szakértő mégis figyelmeztet: mindez hosszú távon inkább visszaüt, és beláthatatlan következményekkel jár, hiszen a pályázó a számára idegen feltételek mellett – és üzleti elképzeléseivel ellentétesen - nagy valószínűséggel nem tud létrehozni fenntartható és jól működő projektet.

A projektkezdés időpontja nem előzheti meg a benyújtott pályázatról adott írásbeli visszaigazolás időpontját. Tekintettel arra, hogy pályázati felhívások meghatározott ideig állnak nyitva a pályázók számára, egyes pályázatképes projektek gyakran halasztást szenvednek vagy az egyébként pályázatképes projekteknek csupán egy része mutatható be pályázati projektként (és igényelhető rá támogatás). A szakértő tapasztalata, hogy számos cég „későn ébred” – gyakran nem feltétlenül a saját hibájából –, vagyis nem tudják kellő rugalmassággal kezelni a projektkezdés időpontját, ezért célszerű a projektkezdés előtt 1-1,5 évvel a pályázati-támogatási lehetőségeket már vizsgálni. Dr. Márkus Csaba felhívta a figyelmet arra, hogy ezek az igen szigorú időbeli korlátok sok esetben meghatározzák az egész projekt megvalósíthatóságát, éppen ezért gyakran felmerül, hogy racionális döntés lehet-e ezeknek megfelelően akár teljes projekteket is átütemezni. A módosítás természetesen a projekt előnyére is válhat, a szakértő mégis minden vállalkozást óva int a hirtelen döntésektől.

A sikeres, jól működő projektek alapfeltétele, hogy a vállalkozás mindig igyekezzen megtalálni azt a pályázati konstrukciót, amelybe saját beruházását a legkisebb módosítással be tudja illeszteni. A konstrukció helytelen megválasztása sokszor felesleges párhuzamosságokat és aránytalanságot szül – emelte ki a Deloitte szakértője.

Nem csak a pályázók ítélhetik meg tévesen saját lehetőségeit – gyakori csapda az is, hogy maga a kiíró helyezi irreálisan magasra az elvárásait, például olyan éves árbevételt vár el a pályázóktól, ami ésszerű keretek között nem teljesíthető. Hasonló probléma, amikor az elszámolható költségek egyes csoportjai között olyan arányokat ír elő pályázat, amelyek üzletileg ésszerűtlen vállalásokra kényszerítenék a pályázókat – akik ilyenkor gyakran nem pályáznak, csökkentve a pályázati keretösszeg kellő időben történő lehívásának esélyét.

Mielőtt a sikeres pályázó fellélegezne, érdemes odafigyelnie azokra a csapdákra is, amelyek a pályázati folyamat vége felé jelentkezhetnek, vagyis amikor a támogatási döntés már megszületett, és megköttetett a támogatási szerződés is. Dr. Márkus Csaba emlékeztetett arra, hogy számos egy-másfél évvel ezelőtt indult hazai pályázat éppen ebben a fázisban, vagyis a támogatások lehívásánál tart jelenleg, a Deloitte átfogó tapasztalata alapján pedig ebben a szakaszban sem ritkák a buktatók.

Dr. Márkus Csaba a leginkább jellemző gondként azt említette, hogy bár a pályázatíró cégek általában egészen a siker kapujáig elkísérik a vállalkozásokat, ott gyakran mégis elengedik a kezüket, hiszen a megbízatásukat tulajdonképpen teljesítették. Erre ugyanakkor sok vállalkozás egyáltalán nincsen felkészülve, ahogy arra sem, hogy a támogatások lehívása kapcsán nem csak az azzal járó előnyökkel, hanem újabb megoldandó feladatokkal is szembesülniük kell. A Deloitte szakértője szerint éppen ezért fontos, hogy a cégek olyan tanácsadót válasszanak, amely komplex tudásra és sokrétű tapasztalatra tud alapozni, tehát nem csak a pályázatok egyes fázisait ismeri, hanem folyamatában képes átlátni és értelmezni azokat.