A választóknak április 6-10. között kell megkapniuk a névjegyzékbe való felvételről szóló értesítést és az ajánlószelvényt. Az értesítő tartalmazza a választópolgár családi és utónevét, lakcímét, személyi azonosítóját, névjegyzékbeli sorszámát, egyéb technikai adatokat, a szavazás helyét és idejét, továbbá a szavazással kapcsolatos egyéb tudnivalókat.

A névjegyzéket április 8-tól 15-ig kell közszemlére tenni. A névjegyzékből való kihagyás vagy a névjegyzékbe való jogosulatlan felvétel miatt kifogást lehet benyújtani.

Akik a szavazás napján nem tartózkodnak a lakóhelyükön, de élni kívánnak a szavazás jogával, a választás előtti péntekig - azaz június 5-én 16 óráig - kérhetik a lakóhely szerint illetékes jegyzőtől az igazolást személyesen vagy meghatalmazott útján. Ajánlott levélben pedig úgy kell kérni az igazolást, hogy az legkésőbb június 2-ig megérkezzen az illetékes választási irodához.

Akik a külképviseleteken kívánnak szavazni, személyesen vagy meghatalmazott útján május 22-ig kérhetik felvételüket a külképviseleti névjegyzékbe. Ez ajánlott levélben is kérhető úgy, hogy az legkésőbb május 22-ig megérkezzen a helyi választási irodába.
A június 7-ei választás sajátossága, hogy nemcsak a magyar állampolgárok, hanem a Magyarországon lakóhelyet létesített uniós polgárok is szavazhatnak, ha ezt kérik.

A 2004-es EP-választáson már volt 1.500 ilyen polgár, akiket értesítettek arról, hogy szerepelnek a névjegyzékben. A mostani választásra további 105 ezer uniós
polgárt tájékoztattak arról, hogy szavazhatnak június 7-én Magyarországon. Ezek az uniós polgárok április 30-ig kérhetik névjegyzékbe vételüket.

Az uniós országok választási szervei május 10-20. között kölcsönösen tájékoztatják egymást arról, hogy állampolgáruk mely országban kérte névjegyzékbe vételét, ilyenkor az anyaországban törlik a választót a névjegyzékből. Így akadályozzák meg, hogy valaki két helyen szavazzon.

A választópolgárok az értesítőszelvénnyel együtt kapják meg az ajánlószelvényt. A választáson listát állítani szándékozó pártoknak 20 ezer érvényes ajánlást kell összegyűjteniük. A pártoknak az ajánlószelvények gyűjtését az adatvédelmi biztosnál is be kell jelenteniük, és a törvény tiltja, hogy másolatokat készítsenek az ajánlószelvényekről.

Péterfalvi Attila akkori adatvédelmi biztos 2002-es ajánlásában arra hívta fel a figyelmet, hogy ajánlást csak a jelölttől, illetve a jelölő szervezettől származó meghatalmazással rendelkező személy gyűjthet.

A pártoknak május 8-ig kell benyújtaniuk az ajánlószelvényeket az Országos Választási Bizottsághoz (OVB), és addig jelenthetik be a listákat. A listák 66 nevet tartalmazhatnak, ebből 22 kerül fel a szavazólapra (Magyarország 22 képviselőt küldhet az Európai Parlamentbe), amely az egész országban egységes lesz. A benyújtott ajánlószelvények érvényességét az Országos Választási Iroda állapítja meg 3 napos határidővel.