A helyszín megválasztásakor viszont érdemes átgondolni, hogy ezek a terek valóban megfelelnek-e az elvárásoknak, illetve hogyan használjuk őket, miként osszuk fel a programot a nagyobb és a kisebb termek között.
Az ideális konferencia-, és szekcióterem
A termeknek elegendő helyet kell biztosítania a résztvevők tervezett számához. Ezt főleg akkor érdemes végiggondolni, ha nem állnak rendelkezésünkre annyira pontos adatok a kapacitásokról, mint a Hotel Karos Spa Zalakaros rendezvénytermek esetében.
Gondoljuk végig, milyen felosztás ideális a számunkra. A tér elrendezése lehet színházi (színpad és nézőtér) osztálytermi (katedra és hallgatóság), vagy éppen kerekasztalos. Arra minden esetben ügyelni kell, hogy a székek és asztalok elhelyezkedése legyen kényelmes és könnyen átjárható.
Konferencia esetén a teremnek rendelkeznie kell megfelelő hangosítással, projektorral, vászonnal, számítógépes kapcsolódási lehetőségekkel és internet-hozzáféréssel. Ezek elengedhetetlenek a prezentációk és beszédek tartásához.
Lényeges, hogy a terem könnyen elérhető legyen, legyenek parkolási lehetőségek, legyenek jól látható kijáratok, tűzoltó eszközök és sürgősségi információk, hogy a törvényi előírásoknak megfelelően bonyolíthassuk le a rendezvényt.
Az ideális konferenciabár
Hosszabb program esetén érdemes bárról is gondoskodni a résztvevők számára. Innivalóról, kávéról, teáról semmiképpen sem szabad megfeledkezni, de a szokványos pogácsa-aprósütemény kombináció helyett választhatunk fantáziadúsabb snackeket is.
Amennyiben nincsenek külön szekcióülések, akkor a szekciótermet akár arra is használhatjuk, hogy kényelmes ülőhelyeket biztosítsunk a résztvevőknek, ahol pihenhetnek és informálisan beszélgethetnek.
Hozzunk létre barátságos és kellemes környezetet, ami segíti a résztvevők lazítását és kapcsolatteremtését.
Esküvő több teremben
Nagyobb esküvő esetén is hasznos lehet, ha a programot lehetőségünk van több terem között megosztani. Ha a meghívottak között nagy életkorbeli különbségek vannak, akkor így lehetőségünk lehet többféle zenei ízlést is kiszolgálni.
Az is elképzelhető, hogy a nagyobb teremben zajlik az esküvői szertartás, ide érkeznek a vendégek, és a fő események, mint például az esküvői fogadás, a beszédek és a tortavágás is itt lesznek.
A kisebb terem pedig lehet egy csendesebb sarok, a büféasztal helyszíne, ahová kicsit elvonulhatnak a vendégek megpihenni, csendesebben beszélgetni, mielőtt újra belevetik magukat a buli forgatagába.
Legyen szó akár konferenciáról, akár esküvőről, fontos, hogy a programot pontosan kommunikáljuk a vendégek felé, hogy minden résztvevő tisztában lehessen vele, mikor, hol és mi fog történni - minden másról gondoskodik majd a Hotel Karos Spa Zalakaros.
